Secretaris

Vakgebied: Management support
Branche: Onderwijs
Opdracht: Secretaris
Periode: sept tm dec 2026
Aantal uren: 32
Plaats: Utrecht

Voor ROC Midden Nederland zijn wij op zoek naar een Secretaris voor 32 uur per week. Als Secretaris werk je als rechterhand van de Bestuurssecretaris en ondersteun je deze op diverse portefeuilles. Deze opdracht is uitsluitend op detacheringsbasis uit te voeren.

Secretaris

Als Secretaris heb je een veelzijdige rol. Jouw werkzaamheden bestaan o.a. uit de volgende taken:

• Je verwerft snel inzicht in de bestuurlijke processen en de bijbehorende besluitvormingsprocessen en overlegstructuur en levert een belangrijke bijdrage aan de organisatie en coördinatie daarvan.
• Je zorgt voor procesbewaking, opvolging van acties, planning, en voorbereiding van de diverse overleggen. Je schakelt tussen diensten en colleges en College van Bestuur, ondernemingsraad en studentenraad om processen soepel te laten verlopen. 
• Je signaleert en initieert verbeteringen in de onderliggende werkprocessen samen met het secretariaat. Als Secretaris faciliteer je een effectieve vergader- en besluitvormingsinrichting van de organisatie. De Bestuurssecretaris is eindverantwoordelijk voor de ondersteuning van de besturing van de organisatie.  
• Je geeft leiding aan het Bestuurssecretariaat (drie management assistenten). Je bent een leidinggevende die oog heeft voor ontwikkeling, groei en de menselijke kant. Je weet mensen te verbinden en draagt bij aan het vormen van een team.  
• Als Secretaris zorg je ervoor dat je een verscheidenheid aan onderwerpen en vragen in de organisatie uitzoekt en zelf oplost, of goed adresseert. 

Omdat je weet ‘hoe de hazen lopen’, kun je in deze onderwerpen faciliteren en het proces zodoende verder brengen.

Jouw profiel

Je bent een stevige en proactieve professional die gemakkelijk schakelt in een bestuurlijke omgeving. Je houdt overzicht, weet mensen met elkaar te verbinden en zorgt dat processen soepel verlopen.

Daarnaast breng je mee:

• Hbo werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als bestuurssecretaris, bestuurssecretaresse, executive assistant, bestuursondersteuner of in een vergelijkbare functie binnen een complexe organisatie.
• Ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen, governance en het voorbereiden en begeleiden van vergader- en besluitvormingstrajecten.
• Ervaring met het coördineren van complexe processen en het bewaken van voortgang, planning en actiepunten.
• Ervaring met het aansturen, coachen en ontwikkelen van een secretariaat of ondersteunend team.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere dossiers en stakeholders tegelijkertijd te managen.
• Sterke schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
• Bestuurlijke en organisatiesensitiviteit; je begrijpt hoe besluitvorming binnen een grote organisatie werkt en beweegt je gemakkelijk tussen verschillende belangen.
• Een proactieve en zelfstandige werkhouding; je ziet wat nodig is en pakt dit uit eigen beweging op.
• Je bent analytisch sterk, legt snel verbanden en weet hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden.
• Integriteit en discretie; je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Persoonlijkheid

Je bent een natuurlijke verbinder die rust en overzicht brengt in een dynamische omgeving. Je bent benaderbaar, standvastig en weet mensen mee te nemen in veranderingen. Tegelijkertijd durf je kritisch te zijn, spreek je collega’s aan wanneer dat nodig is en verlies je de menselijke maat nooit uit het oog.

Interesse?

Beschik jij over het gevraagde talent, of beschik je nog niet over alles wat we vragen, maar denk je wel dat jij de beste kandidaat bent? Wij ontvangen heel graag zo snel mogelijk jouw update cv en een korte motivatie. Dit kun je sturen naar mijke@fourmonths.nl.

We zien je reactie met belangstelling tegemoet!

Ben je benieuwd voor welke opdrachten en vacatures wij nog meer geschikte kandidaten zoeken? Klik hier Of zoek je liever een functie voor langere tijd? Neem dan eens een kijkje op de website van ons broertje For Years!

Contactpersoon voor deze functie is Mijke

reageer direct >

Delen via: