Is een van je medewerksters zwanger? Dit zijn de 5 stappen die je als werkgever moet zetten voor het regelen van vervanging.

Is een van je medewerksters zwanger? Dit zijn de 5 stappen die je als werkgever moet zetten voor het regelen van vervanging.

Wanneer een medewerkster zwanger is, komt er een boel geregel op haar af. Maar, ook jij als werkgever moet veel regelen, zoals haar vervanging. Hoe? Volg deze 5 stappen en je zit altijd goed.

Stap 1: Overleg – voordat je vervanging zoekt – met je zwangere medewerkster en haar collega’s of er vervanging nodig is voor de taken die straks blijven liggen.

Je bent niet verplicht om vervanging te regelen. Je mag de taken ook over andere medewerkers verdelen, zolang dit redelijk is. De aard van de werkzaamheden bepaalt wat handig is: soms is het prima mogelijk om de taken door een externe vervanger op te laten pakken, maar soms is het beter dat taken door een ervaren collega worden opgepakt. Een ervaren collega weet precies wat er speelt op een afdeling en kan na het verlof de medewerkster weer makkelijk bijpraten.

Stap 2: Stel in overleg het uit te besteden takenpakket op.

Misschien komt uit het overleg dat een aantal taken kan blijven liggen tot na het bevallingsverlof. Misschien wordt een aantal taken intern opgepakt. Stel in elk geval gezamenlijk een lijst op van de taken die door een vervanger opgepakt moeten worden en hoeveel uur daarvoor nodig is. Hoe duidelijker deze lijst is, hoe beter je een vervanger aantrekt die geschikt is.

Stap 3: Start op tijd met de zoektocht naar een geschikte vervanger.

Bij het regelen van een vervanger moet je met een aantal dingen rekening houden. Een zwangerschapsverlof invullen is heel wat anders dan als tijdelijke kracht aan een apart project werken. Bij zwangerschapsvervanging maak je projecten af die een ander begonnen is en begin je aan projecten die je niet afmaakt. Het is dus ideaal als je een professional kunt vinden die dat kan en ervaring heeft met zwangerschapsvervanging. Houd ook rekening met een flexibele start- en einddatum. Je medewerkster kan bijvoorbeeld eerst bedenken dat ze tot 4 weken van tevoren doorwerkt, maar als het doorwerken tegenvalt, stopt ze misschien wel 6 weken van tevoren. Als de baby ná de uitgerekende datum wordt geboren, loopt haar bevallingsverlof wat langer door.

En als ze voor de bevalling nog niet alle 6 weken zwangerschapsverlof heeft gebruikt, dan mag ze het restant inzetten als extra bevallingsverlof.

Stap 4: Zoek op de juiste plek.

Er zijn meerdere manieren om vervanging te regelen, afhankelijk van het niveau van de werkzaamheden:

• Ga voor een professional en huur een ZZP’er in. Let er dan wel op dat je voldoet aan de wetgeving en er geen verkapt dienstverband ontstaat.
• Detacheer een medewerker van een ander bedrijf. Werving en selectie zijn al voor je gedaan en je haalt ook hiermee een professional in huis.
• Huur een uitzendkracht in. Zo kun je ook het hele proces van werving en selectie uitbesteden.
• Neem een medewerker aan op een tijdelijk contract. Iedereen weet waar ze aan toe zijn en aan het einde van het contract eindigt het van rechtswege, zonder gedoe.
• Neem een medewerker aan op een vast contract. Als je je team al moest of wilde uitbreiden is dit een mooi moment.
• Neem een oproepkracht aan op een nulurencontract. Dit is een optie als je geen garantie kunt geven voor voldoende werk of als de hoeveelheid werk erg schommelt.
• Neem een medewerker aan op een min-maxcontract. Hiermee heb je ook een oproepkracht, maar je spreekt een minimum en een maximum te werken aantal uren af.
• Tenslotte kun je ook op zoek gaan naar een stagiair(e) voor een deel van de taken. Je bent meestal wel gebonden aan een bepaalde stageperiode, maar misschien komt het precies uit.

Het is essentieel dat je let op de inhoud van en benodigde vaardigheden voor de op te pakken taken. In bijvoorbeeld de horeca kun je de taken (meestal) prima door een stagiair(e), uitzendkracht of oproepkracht laten oppakken. Maar, zoek je bijvoorbeeld een professional die kan vervangen als senior communicatiemedewerker of HR-adviseur, dan kun je het beste detacheren of een ZZP’er inhuren. Wij helpen je hierbij graag aan de ideale kandidaat.

Stap 5: Kennismaken en inwerken.

Zorg ervoor dat de medewerkster die met verlof gaat, zelf ook kennismaakt met de vervanger. Zij moet namelijk het vertrouwen hebben dat haar taken goed worden overgenomen. Dat maakt het voor haar makkelijker om los te laten.

Maak ook voldoende inwerktijd vrij. Er komt veel op de vervanger af – dingen die voor jouw medewerkers gesneden koek zijn, maar niet voor een nieuw iemand! Een inwerktijd van enkele dagen tot een week of 2 is heel normaal en geeft de vervanger een goede start.

Als je deze 5 stappen volgt, is de basis voor een succesvolle vervanging gelegd. Wil je weten hoe wij je kunnen helpen bij het regelen van vervanging? Onze tijdelijke contracten zijn zo ingericht, dat er flexibiliteit is in de einddatum van de vervanging, zonder dat er meteen sprake is van opvolgend werkgeverschap. Stuur ons een mailtje via info@fourmonths.nl of bel ons op 035-642 64 52.

Meer weten over wat wij doen? Bekijk onze video:

Delen via: