Met deze checklist zorg je in 10 stappen voor een soepele werkoverdracht

Ga je binnenkort met verlof en neemt iemand anders je werk over? Dan is dat natuurlijk heel fijn, maar het kan zomaar zijn dat je het moeilijk vindt om je werk los te laten. Gaat je vervanger jouw werk wel doen zoals jij het doet? Kun je eigenlijk wel gemist worden? Wat nou als er iets verkeerd gaat?

Geen stress! Wij hebben voor jou een checklist opgesteld, waarmee jij in 10 stappen een goede werkoverdracht regelt. Zo bereid jij je vervanger goed voor, zodat je je werk kunt loslaten en dus met een gerust hart met verlof kunt gaan.

1. Neem de tijd

Het kost meer tijd dan je denkt om een goede werkoverdracht te maken. Begin je te laat, of doe je het snel tussen de bedrijven door, dan vergeet je ongetwijfeld om bepaalde informatie op te nemen. We raden je daarom aan om bij zwangerschapsverlof zo’n 2 maanden van te voren te beginnen met het opstellen van je overdracht. Soms moet je bij zwangerschap namelijk onverwacht eerder stoppen.
Bij andere soorten verlof kun je wat later beginnen, denk aan een maand.

2. Beschrijf je organisatie

Voordat je al je taken op papier zet, zoom je eerst uit. Voeg een organogram toe en beschrijf wie waarvoor verantwoordelijk is. Leg ook jouw rol binnen de organisatie uit. Zorg ervoor dat de lijnen binnen het hele bedrijf én binnen jouw afdeling duidelijk zijn. Hoe duidelijker je bent, hoe makkelijker je het maakt voor je vervanger.

3. Beschrijf je functie

Nú zoom je in: leg het doel van jouw functie uit en beschrijf je werkzaamheden. Denk hierbij ook aan je incidentele werkzaamheden! Vertel ook over jouw agenda: wanneer is de wekelijkse teamvergadering en wanneer je vaste overleg met een collega. Schrijf per afspraak het doel, met wie de afspraak is, de tijd en de locatie.

4. Maak een lijst met praktische zaken

Maak een wie-is-wie-lijst: een lijst van iedereen – intern en extern – met wie je contact hebt voor je werk. Je schrijft hierop hun naam, wat ze doen en hoe je ze kunt bereiken.
Maak ook een lijst met dingen als hoe laat en waar er wordt geluncht, de plek van het kopieerapparaat en/of de printer, hoe doorverbinden en de voicemail werkt en hoe je precies het gebouw afsluit. Voor jou allemaal vanzelfsprekend, voor je vervanger natuurlijk niet!
Rond de lijst af met alle inloggegevens voor websites en software.

5. Geef ook een sociale beschrijving

Naast alle praktische informatie, is sociale informatie ook heel fijn voor je vervanger om te krijgen. Wat is de cultuur op de werkvloer, hoe is de werksfeer en welke gedragsregels gelden er? Wat voor sfeer is er binnen het team en hoe is de relatie met de leidinggevenden? Hoe beter een invaller hiervan op de hoogte is en er rekening mee kan houden, hoe prettiger de start is.

6. Geef je afwezigheid door aan anderen

Uiteraard weten je leidinggevende en directe collega’s dat je een tijd afwezig bent. Maar geef het ook door aan mensen buiten je team, zoals collega’s van andere afdelingen of externe partijen. Je kunt bijvoorbeeld voor je e-mail een afwezigheidsassistent instellen voor je e-mail. Daarin vertel je tot wanneer je afwezig bent en bij wie men tot die tijd moet zijn.
Tip: wil je niet meteen op je eerste dag terug bedolven worden onder de mailtjes, berichtjes en telefoontjes? Zet dan in je out-of-office-reply niet de daadwerkelijke dag waarop je weer begint, maar lekker pas je tweede of zelfs derde dag terug. Geloof ons, dat is een stuk rustiger inkomen!

7. Bespreek je bereikbaarheid

Zijn er dingen die echt alleen jij kunt doen? Bedenk van tevoren goed waarvoor je wel en niet bereikbaar wilt zijn en maak hier met je leidinggevende, directe collega’s én je vervanger goede afspraken over.

8. Leg de bevoegdheden van je vervanger vast

Ga eens na welke bevoegdheden jij allemaal hebt: het nemen van beslissingen zonder overleg, sleutels voor bepaalde ruimtes, het ondertekenen van bepaalde stukken. Heeft jouw vervanger straks dezelfde bevoegdheden? Het is goed om dit met je leidinggevende te bespreken en de overdraagbare bevoegdheden goed op papier te zetten.

9. Stem verwachtingen af

Neem je vervanging en werkoverdracht met je leidinggevende door. Zo zorg je ervoor dat je leidinggevende dezelfde verwachtingen van je vervanger heeft als jij. En geen hogere of lagere.
Neem ook met je vervanger door wat jouw verwachtingen zijn voor hoe hij of zij het werk gaat uitvoeren. Bedenk wel dat niet alles precies op jouw manier kan worden gedaan. Gelukkig hoeft dat meestal ook niet.

10. Laat je collega ́s je overdracht nalopen

Als je nauw samenwerkt met collega ́s, raden wij je aan om je overdracht door hen te laten nalopen op haalbaarheid en volledigheid. Is je overdracht compleet? Moet je vervanger alles oppakken of kunnen sommige zaken blijven liggen tot je terug bent? Met zo’n extra, frisse blik weet je zeker dat jouw werkoverdracht compleet en duidelijk is.

Met deze checklist zorg je voor een soepele werkoverdracht, zodat je vervanger het werk zo goed mogelijk op jouw manier kan uitvoeren. Zoek je nog een vervanger? Op https://fourmonths.nl/diensten lees je hoe wij voor jou de perfecte match kunnen vinden.

Delen via: @