035 642 64 52 Steijnlaan 16
1217 JS  Hilversum
info@fourmonths.nl

Office assistant

Vakgebied: Management support
Branche: Consultancy
Functie: Office assistant
Periode: medio februari - september 2024
Aantal uren: 32-40 uur p/wk
Plaats: Amsterdam
Contract: detachering/ZZP

Wij zoeken ivm vervanging tijdens zwangerschapsverlof een enthousiaste Office assistant voor onze opdrachtgever, een internationale consultancy organisatie met meer dan 125 kantoren wereldwijd.

Office assistant

Als Office assistant heb je een belangrijke rol binnen het bedrijf. Je bent het gezicht van de organisatie. Je werkt nauw samen met jouw collega Office assistant. Samen zorgen jullie ervoor dat alles op kantoor is geregeld.

Je houdt je bezig met een divers takenpakket, waaronder: 

  • Je ontvangt klanten en bent verantwoordelijk voor o.a. het telefoonverkeer, post, (vergader)ruimtes, agendabeheer, het bestellen van kantoorartikelen, het verzorgen van printers en IT.
  • Je zorgt ervoor dat het kantoor er ten alle tijden netjes uit ziet en neemt de Clean Desk Policy in acht.
  • Jij zal ook nauw samenwerken met de Recruitment en HR afdeling en hen ondersteunen bij alle zaken die met nieuwe starters te maken hebben. Zoals het aanvragen van een laptop bij de IT afdeling en het bestellen van een mobiele telefoon. Jij zorgt dat alles klaar staat op de eerste werkdag en zal een rondleiding geven op kantoor en helpen met het opstarten. Door jou zal iedereen een vliegende start maken.
  • Verder zijn er een aantal financiële taken die jij op je zal nemen. Deze bestaan uit onder andere het verwerken van binnenkomende facturen, het opzetten van nieuwe leveranciers en de uitgaven bijhouden in een budget overzicht.
  • Omdat je flexibel bent kun je af en toe ook met ad-hoc werkzaamheden te maken krijgen zoals het kopiëren/printen, inbinden, vertalen, formatteren en samenvoegen van documenten en presentaties.

Jouw profiel

  • Je hebt relevante werkervaring (of een stage), bijvoorbeeld als telefonist, receptionist en/of secretarieel medewerker. 
  • Je beheerst de Nederlandse taal vloeiend in woord en schrift.
  • Je hebt gedegen kennis van de Engelse taal en bereidheid om veel in het Engels te communiceren. 
  • Je hebt mbo4 of hbo afgeronde opleiding in secretariele/administratieve richting. 
  • Je hebt ervaring met de bovenstaande werkzaamheden. 
  • Je hebt gedegen kennis van MS office, met name Excel, Word en PowerPoint is noodzakelijk. 
  • Als gezicht van de organisatie ben je behulpzaam en benaderbaar, communicatief sterk, heb je een hands-on mentaliteit en ben je stress-bestendig. 
  • Aangezien er ook een aantal administratieve en maandelijks terugkerende taken in jouw pakket vallen, is het belangrijk dat je gestructureerd je eigen werk kan indelen. 
  • Je woont in (de omgeving van) Amsterdam of bent bereid hier dagelijks naartoe te reizen.

Interesse?

Deze opdracht staat open voor iedereen die zich in het profiel herkent. Beschik jij over het gevraagde talent, of beschik je nog niet over alles wat we vragen, maar denk je wel dat jij de beste kandidaat bent? Wij ontvangen heel graag jouw update cv en een korte motivatie. Dit kun je sturen naar mijke@fourmonths.nl.

Delen via:

Overige vacatures